生成AIで提案書を作る前に、相手について確認できた事実、自社が提供できる範囲、まだ決まっていない条件を分けて整理します。材料がない部分を自然な文章で埋めさせると、相手の課題や自社の実績まで創作される恐れがあります。AIには構成と表現の草案を依頼し、提案の約束と根拠は人が確定する役割分担にしてください。
相手の課題を事実と仮説に分ける
打ち合わせ記録、依頼内容、公開されている情報を確認し、相手が実際に述べたことと、こちらが推測したことを分けます。「対応を早くしたい」という発言を、特定のシステムが必要だという結論へ飛躍させないようにします。困っている場面、望む状態、制約をそれぞれ書くと整理できます。
未確認の課題は仮説として扱い、提案書にも確認が必要と分かる表現を残します。相手の内部事情や判断基準をAIに推測させて断定しないでください。提案に必要でも聞けていない事項は、生成の材料に見せかけて補わず、質問の一覧としてまとめるほうが次の打ち合わせに役立ちます。
自社の提供条件を先に確かめる
提供する作業、成果物、対象外、相手に準備してもらうものを明確にします。担当できる範囲や実施条件が曖昧なまま草案を作ると、読みやすいが実現できない提案になる可能性があります。標準的な説明資料を使う場合も、今回の条件に当てはまる内容だけを選びます。
実績や顧客名、導入効果を記載する場合は、確認できる事実と掲載してよい範囲を確かめます。材料がないなら、実績の節を外すか、進め方や検証方法を説明する構成にします。AIが付け加えた数字、会社名、受賞歴、独自の強みなどは、そのまま残さず根拠を確認してください。
材料表にまとめる項目
材料表には「項目」「内容」「事実・仮説・未定の区分」「根拠資料」「提案書で使ってよい範囲」「確認する人」を書きます。相手の課題、提案の目的、対象範囲、進め方、成果物、条件、確認事項を並べると、不足が見えます。複数資料が矛盾する場合は、どれを正とするかを先に決めます。
外部の生成AIへ渡せる資料かも確認します。入力を認めていない情報は除き、必要なら架空の名前や一般化した表現に置き換えます。ただし、名前を消すだけで機密性がなくなるとは限りません。内容から相手を識別できる場合もあるため、会社の方針と使用する環境の条件に合わせて判断してください。
草案を作る指示と想定例
指示には、対象読者、提案の目的、章立て、使う材料、未定の扱い、追加してはいけない情報を含めます。「与えた材料にない実績や条件は作らず、確認事項として分ける」と明示すると、確認の論点を作れます。ただし、指示しただけで創作がなくなると考えず、結果の照合は行います。
想定例として、問い合わせの受付業務を整理する提案なら、現在の受付経路と確認できた困りごとを材料にし、受付方法の比較、試行の範囲、関係者の作業を草案にします。契約条件や実施日が未定なら空欄や未確定とし、AIに都合のよい日程を置かせないようにします。成果は保証ではなく、確認する状態や方法として示せます。
章ごとに内容を検証する
課題の章は相手の発言や資料と照合し、提案の章は自社が対応できる範囲と照合します。進め方は相手の作業や判断待ちを含むかを見ます。費用や契約の記載が必要なら、会社として承認された情報を使い、生成された文言だけで条件を決めないでください。
最後に全体で約束が一貫しているかを確認します。概要では対象外にしたことが詳細に含まれていないか、仮説が結論の章で確定事項に変わっていないかを見ます。社外へ出す前には、内容を理解する人が最終版を確認します。ファイル名や版も揃え、確認済みの草案と未確認の出力を混同しないようにします。
よくある疑問
提案書を丸ごと一度に作らせてもよいでしょうか。構成の候補を得る用途には使えますが、章ごとに材料と判断が違うため、重要な箇所は分けて確認するほうが不足を探しやすくなります。長い出力の中で条件が変わっていないかも確かめます。
事実が少ない段階では使えませんか。質問項目や構成案を整理する用途があります。ただし、材料不足を完成度の高い文章で隠さないことが大切です。まず何を確認すれば提案を確定できるかをまとめ、事実が揃った部分から草案を具体化してください。
関連サービスと基礎資料
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本記事の手順・確認項目は一般的な検討のための提案です。AIを使って草案を作成し、構成・表現の点検を行っています。個別の契約・運用条件は実際の環境に合わせて確認してください。